電話対応からチャット対応へ

保護者・生徒に安心を届けるコミュニケーション

電話中心の問い合わせ対応に限界はありませんか？

塾を運営していると、保護者や生徒から「授業の開始時間を確認したい」「欠席連絡をしたい」「料金について聞きたい」といった問い合わせが日々入ります。
従来は電話で対応するのが一般的でしたが、実際にはこんな声が多く寄せられています。

保護者の声：「授業が終わった夜に質問したいけど、電話だとつながらない」

講師の声：「授業中に電話がかかってきても出られないし、対応が後回しになってしまう」

電話は便利な一方で、「つながらない」「対応の手間が大きい」という課題を抱えています。

そこで注目されているのが「チャット対応」です。
保護者や生徒は、思いついたタイミングでスマホから気軽にメッセージを送ることができます。

例えば…

授業が終わった夜10時に「次回までの宿題」を確認

お昼休みに「次の三者面談の日程」を相談

朝の通学途中に「体調が悪いので欠席します」と連絡

このように、時間を気にせず問い合わせができるのは大きな安心につながります。

電話対応でよくあるのが「担当者が違うと情報が伝わっていない」というトラブルです。
一方で、チャットは履歴が自動で残るため、誰が見ても過去のやり取りを確認できます。

保護者にとっては「前に相談した内容をもう一度確認できる」安心感

塾にとっては「対応漏れや重複対応を防げる」効率化

両者にとってメリットの大きい仕組みです。

チャット対応を導入することで、塾側の働き方も大きく変わります。

授業中に電話が鳴っても手を止める必要がない

対応履歴をスタッフ間で共有できる

よくある質問は定型文やAIで自動対応できる

これにより、電話対応に追われる時間を減らし、本来注力すべき「生徒指導」に集中できるようになります。

チャット対応は「電話をやめる」ことが目的ではなく、保護者・生徒にとってより安心で便利な窓口をつくることが目的です。
結果として、塾の信頼度が上がり、入塾を検討している保護者にとっても「安心して任せられる塾」という印象を与えることができます。

これからの塾運営において、コミュニケーションのデジタル化は欠かせない取り組みです。
電話からチャットへのシフトは、その第一歩です。